Накази з особового складу групуються в окрему справу, при цьому мають свою власну нумерацію (відмінну від наказів по основний діяльності). Всередині справи документи систематизуються за хронологією їх створення.
Деякі види наказів по особовому складу прийнято видавати за уніфікованою формою. В цьому випадку необхідно просто заповнити відповідні графи. Решта складаються у вільній формі, в той же час необхідно дотримуватися певних вимог. У разі складання наказу по неуніфікованих формі застосовують ті ж рекомендації, що і для складання наказу по основній діяльності .
Формування наказів по особовому складу
Накази з особового складу слід групувати в справи на підставі термінів їх зберігання, при цьому не допускається поміщати разом (в одну справу) документи довготривалого зберігання (тобто> 10 років) і тимчасових термінів <10 років. Наприклад, накази про прийом, звільнення і ін. З терміном зберігання 75 років повинні бути поміщені окремо від наказів про щорічні відпустки, відрядження, які зберігаються 5 років.
При цьому накази з однаковим терміном зберігання допускається для полегшення їх пошуку в подальшому (особливо при великому документообіг) додатково поділяти на окремі справи. Наприклад, накази про щорічні відпустки можуть становити самостійну справу, про відрядження - інше, хоча всі вони мають п'ятирічний термін зберігання.
Хочу ще раз нагадати, що кожне самостійне справа повинна бути внесено в номенклатуру справ організації .
При наявності додатку до наказу вони формуються разом - спочатку наказ, потім додаток.
У той же час підстави до наказів по особовому складу поміщаються окремо від них. В якості підстави до наказів можуть виступати:
Як правило, якщо в поточному діловодстві спільно формували накази і підстави до них, то в процесі підготовки для архівного зберігання такі справи переформовують для їх поділу. Підстави до наказів з терміном зберігання 75 років (наприклад, заява працівника про прийом, переміщення і т.д.) зазвичай входять до відповідного особиста справа працівника .
Підстави ж до наказом з невеликими термінами зберігання (наприклад, 5 років) допускається формувати окремо від них, для чого в номенклатурі можна передбачити справу з зразковим заголовком: «Документи, які не ввійшли до складу особових справ (і обов'язково перераховують в дужках основні їх різновиди) ».
При формуванні справ необхідно перевіряти правильність оформлення: наявність підпису, віз, дати і номера наказу. Недооформлені накази не допускається підшивати в справи.
У поточному діловодстві обкладинка справи з наказами по особовому складу оформляється аналогічно наведеному зразку (див. за посиланням, щоб в цій статті не повторюватися). Тут доречно буде просто вказати деякі приклади заголовків: «Накази директора ТОВ« Ковбасник »по особовому складу (прийом, переміщення, звільнення)» або «Накази № 1-42 керівника про преміювання співробітників».
Зберігання наказів по особовому складу
Для визначення строків зберігання наказів користуються чинним Типовим переліком документів . На сьогоднішній день останній типовий перелік складено в 2010 році (див. За посиланням, при необхідності його можна завантажити).
Звертаємо увагу на статтю 19 б і примітка 2 до неї зазначеного вище типового переліку - для визначення зберігання різних категорій наказів по особовому складу;
на статтю 665 - підстави до наказів, які не ввійшли до особової справи, зберігають 5 років.
Як бачимо, деякі накази по особовому складу можуть зберігатися 5 років: про чергові і учбові відпустки, про чергуваннях, стягнення, короткострокових відрядженнях.
Значна частина наказів мають тривалий (75 років) термін зберігання, в тому числі про довготермінових відрядженнях, про зміну прізвища, про виконання обов'язків, про заохочення, нагородження, підвищення кваліфікації, атестації, про відпустки без утримання і т.д.
Також для визначення термінів можна використовувати відомчі переліки документів, якщо вони складені для організації вашої сфери діяльності. Вони найбільш повно відображають різноманіття утворюються документів організації, тому при наявності таких саме їх слід використовувати в першу чергу для проведення експертизи цінності документів .
Довготривалого зберігання накази по особовому складу (75 років) потрібно передати в архів організації (За посиланням наведена інформація, як це зробити правильно). Вони включаються в опис справ з особового складу. На інші накази після закінчення термінів їх зберігання можна скласти за встановленою формою акт про знищення документів (Зразок за посиланням наведено). Документи в організації, як правило, знищуються централізовано, тому їх включають до зведеного акт з іншими документами всіх підрозділів організації.
Євгенія Смуга
*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, за допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.
Дякую Вам за додавання цієї статті в:
Ще цікаве по темі:
До запису 166 коментарів